Em resumo
- Nove indicadores chegam para acompanhar uma clínica dentária: agenda, faturação, orçamentos, pacientes, faltas, material, margem e recebimentos.
- Cada indicador tem uma fórmula simples e uma frequência certa. Uns olham-se todas as semanas, outros uma vez por trimestre.
- Comece por três e acrescente os outros quando os primeiros forem rotina.
Porque é que uma clínica dentária precisa de indicadores?
Muitos donos de clínicas sentem que trabalham mais do que nunca e que o dinheiro que sobra não acompanha. Sem números, não há maneira de saber se o problema está na agenda, nos preços, no material ou nos recebimentos. Um indicador (ou KPI) é um número calculado sempre da mesma forma, que se compara ao longo do tempo.
O INE regista 11.561 empresas de medicina dentária em Portugal em 2024, quase todas com menos de 10 pessoas. Para uma equipa pequena, o desafio é o tempo: ninguém quer passar a semana em folhas de cálculo. Por isso, escolha poucos indicadores, calcule-os sempre do mesmo modo e reserve uma reunião curta para os ler. O enquadramento do setor está em o setor da medicina dentária em números.
Quais são os indicadores essenciais e como se calculam?
A tabela reúne os nove indicadores que recomendamos, com a fórmula e a frequência de consulta:
| Indicador | Fórmula | Frequência |
|---|---|---|
| Taxa de ocupação da agenda | horas de cadeira com pacientes ÷ horas de cadeira disponíveis × 100 | Semanal |
| Faturação por hora de cadeira | faturação do período ÷ horas de cadeira com pacientes | Mensal |
| Taxa de aceitação de orçamentos | orçamentos aceites ÷ orçamentos apresentados × 100 | Mensal |
| Pacientes novos por mês | número de pacientes com a primeira consulta no mês | Mensal |
| Taxa de retorno (recall) | pacientes que voltaram no prazo ÷ pacientes que deviam voltar × 100 | Mensal ou trimestral |
| Faltas e cancelamentos | consultas faltadas ou canceladas à última hora ÷ consultas marcadas × 100 | Semanal |
| Custo de material (% da faturação) | material consumido no período ÷ faturação do período × 100 | Mensal |
| Margem por tratamento | preço − material − laboratório − tempo de cadeira − honorários | Trimestral |
| Prazo médio de recebimento | valores a receber ÷ faturação do período × dias do período | Mensal |
O que cada indicador diz sobre a clínica?
Taxa de ocupação da agenda. Mostra quantas horas de cadeira estão preenchidas. Conte só as horas em que o paciente veio. Uma ocupação baixa com a agenda aparentemente cheia costuma indicar faltas ou intervalos entre consultas. É a base do cálculo do custo da hora de cadeira.
Faturação por hora de cadeira. Compara-se com o custo da hora. Se uma hora fatura menos do que custa, a clínica perde dinheiro em cada hora em que a cadeira está ocupada.
Taxa de aceitação de orçamentos. Calcule-a em número de orçamentos e também em valor. Uma taxa baixa pode vir do preço, da forma de apresentar o plano de tratamento ou da falta de condições de pagamento. Registe o motivo das recusas durante dois meses antes de tirar conclusões.
Pacientes novos por mês. É o termómetro da atração. Acompanhe também a origem de cada paciente (recomendação, pesquisa online, convénio) para saber onde vale a pena investir.
Taxa de retorno ou de recall. Mede se os pacientes voltam quando devem, por exemplo para a higiene oral periódica. Pacientes que voltam dão previsibilidade à agenda.
Faltas e cancelamentos. Cada falta é uma hora de cadeira que custou e não faturou. Separe as faltas sem aviso dos cancelamentos com antecedência suficiente para reocupar o lugar. Confirmações por mensagem na véspera reduzem as primeiras.
Custo de material em percentagem da faturação. Mostra se o material está sob controlo. Compare mês a mês e por tipo de tratamento. Uma subida sem aumento de atividade pode ser desperdício, preços de compra mais altos ou stock mal gerido, tema que desenvolvemos em gestão de stocks numa clínica dentária.
Margem por tratamento. Diz quais os tratamentos que sustentam a clínica e quais a esvaziam. Revê-se quando mudam os preços, os fornecedores ou o tempo médio de cada procedimento.
Prazo médio de recebimento. Interessa sobretudo a clínicas que recebem de seguradoras, subsistemas de saúde ou que oferecem pagamento em prestações. Quanto mais longo o prazo, mais dinheiro a clínica adianta do seu bolso.
Com que frequência devo olhar para cada indicador?
Uma regra prática: o que depende de decisões do dia a dia vê-se todas as semanas, o que depende de decisões de estrutura vê-se todos os meses ou trimestres.
- Semanal: ocupação da agenda e faltas. Em dez minutos, na reunião de segunda-feira.
- Mensal: faturação por hora de cadeira, aceitação de orçamentos, pacientes novos, custo de material e prazo de recebimento. Na primeira semana do mês, com o fecho do anterior.
- Trimestral: margem por tratamento e taxa de recall. Servem para rever preços, tempos e rotinas.
Anote os números numa folha única, mês a mês. O valor de um indicador está menos no número isolado e mais na tendência: desceu, subiu, estagnou.
Por onde começar?
Escolha três indicadores: a taxa de ocupação, a taxa de aceitação de orçamentos e o custo de material em percentagem da faturação. Calcule-os durante dois meses com os dados de que já dispõe, no software de gestão ou nas folhas de agenda. Só depois acrescente os restantes. Escolher, calcular e interpretar estes números trabalha-se em sala na Gestãodontia e no curso Gestão e Direção de Clínicas Dentárias, da TBO Academy. Para clínicas que querem indicadores à medida, a consultoria de gestão da TBO Central começa sempre por um diagnóstico à clínica.
Perguntas frequentes
Quantos indicadores devo acompanhar numa clínica dentária?
Entre oito e dez, no máximo. Mais do que isso, ninguém os lê. Comece por três e junte os outros à medida que o hábito se cria.
Preciso de um software especial para calcular os KPIs?
Não. A maior parte dos dados existe no software de gestão clínica e na contabilidade, e uma folha de cálculo chega para começar. Um painel automático só compensa quando o cálculo manual passa a consumir mais tempo do que a decisão que dele resulta.
Qual é uma boa taxa de ocupação ou de aceitação de orçamentos?
Não há um valor único que sirva a todas as clínicas, e não vamos apresentar médias sem fonte. O ponto de partida é a sua própria clínica: meça durante dois ou três meses e procure melhorar sobre esse valor.
Fontes
- INE, Sistema de Contas Integradas das Empresas, CAE Rev. 3 86230, dados de 2024: empresas.
As fórmulas e as frequências de consulta são a prática de gestão recomendada pela TBO Central. Este artigo não apresenta valores de referência do setor para cada indicador.
João Sousa Martins é consultor da TBO Central e docente de quadros médicos na área da Gestão, com 10 anos de experiência em Marketing, Gestão Comercial e Parcerias, bem como tecnologia da Saúde. LinkedIn