Gestão de stocks numa clínica dentária: stock mínimo, validades e encomendas

Porque é que o stock é um problema de gestão e não de arrumação?

Numa clínica dentária, o material parado é dinheiro parado, e o material em falta é uma consulta desmarcada. As duas situações custam dinheiro: de um lado, caixas que caducam na prateleira, do outro, o tratamento adiado porque acabou o composto ou as luvas.

Segundo o INE, 97,6% das empresas de medicina dentária têm menos de 10 pessoas. Em estruturas deste tamanho, ninguém tem as compras como função principal, e o stock fica entregue ao critério de quem se lembra de encomendar. A boa notícia é que um método simples, aplicado sempre da mesma forma, resolve a maior parte do problema. Para o enquadramento do setor, veja o setor da medicina dentária em números.

Como se define o stock mínimo e o ponto de encomenda?

Os dois conceitos confundem-se muitas vezes, mas são diferentes:

• Stock de segurança (ou stock mínimo) é a reserva que cobre atrasos do fornecedor e dias de consumo acima do normal. Nunca deve ser tocada em condições normais.
• Ponto de encomenda é o nível de stock a que se faz a encomenda, para que o material chegue antes de se chegar à reserva.

A fórmula:

Ponto de encomenda = (consumo médio por dia × prazo de entrega em dias) + stock de segurança.

Um exemplo ilustrativo, com valores inventados para explicar o método: uma clínica gasta em média 1,2 caixas de luvas por dia de abertura, o fornecedor demora 4 dias a entregar e a clínica quer uma reserva de 2 dias de consumo.

Sempre que o stock chegar a 8 caixas, encomenda-se. O consumo médio tira-se do histórico real, de preferência dos últimos três meses, e não de uma estimativa. Os artigos de consumo muito variável, como material de implantologia, pedem uma reserva maior ou uma encomenda só quando o tratamento está marcado.

Não precisa de calcular tudo de uma vez. Comece pelos 20 artigos que mais pesam na despesa e nos tratamentos do dia a dia. Os restantes podem seguir uma regra simples, como «comprar quando a última caixa é aberta».

Como se fazem as contagens?

O stock no papel ou no sistema nunca coincide por completo com o das prateleiras: há consumos não registados, material mal arrumado e perdas. Duas rotinas mantêm a diferença pequena:

• Contagem rotativa mensal. Conte uma ou duas categorias por mês (por exemplo, consumíveis de proteção num mês e material restaurador no seguinte) e compare com o registo. Em três meses, a clínica inteira foi contada.
• Inventário completo uma ou duas vezes por ano. Serve para acertar valores e identificar material parado ou caducado.

Quando houver diferenças, registe a causa: consumo não registado, erro de contagem, perda ou desperdício. É essa causa que corrige o processo, não o acerto do número.

Como se controlam as validades?

A regra é o primeiro a caducar, primeiro a sair. Na prática:

• à chegada, coloque o material com validade mais curta à frente e o mais recente atrás;
• registe a validade e o lote dos artigos que a têm, e a data de abertura dos que mudam de prazo depois de abertos;
• uma vez por mês, percorra as prateleiras e separe o que caduca nos próximos dois a três meses, para usar primeiro ou devolver ao fornecedor, se este aceitar;
• nos materiais que ficam no paciente, como os implantes, guarde o registo do lote associado ao processo clínico.

As compras grandes, feitas para aproveitar um desconto, são o principal motivo de caducidades. Antes de comprar a mais, pergunte se vai consumir tudo antes da validade.

Quantos fornecedores devo ter?

Poucos, e com razões claras. Concentrar as compras em dois ou três fornecedores traz mais poder de negociação, menos faturas para conferir e menos encomendas para acompanhar. Mantenha um segundo fornecedor para os artigos sem os quais a clínica pára, para não ficar dependente de um só.

Compare preços por unidade de uso e não por embalagem. Uma caixa mais barata com menos unidades pode sair mais cara. E peça sempre o prazo de entrega, porque ele entra no cálculo do ponto de encomenda.

O que conferir quando a encomenda chega?

A receção é onde se perde dinheiro sem se dar por isso. Quem recebe deve ter a encomenda original à frente e conferir quatro coisas:

1. Quantidades: o que veio é o que foi pedido e o que consta da guia de transporte ou da fatura.
2. Artigos: as referências e marcas são as pedidas, sem substituições não autorizadas.
3. Validades e lotes: prazos suficientes para o consumo previsto.
4. Estado: embalagens intactas e, nos artigos que o exigem, temperatura de transporte adequada.

Registe de imediato qualquer diferença e contacte o fornecedor no próprio dia. Depois, arrume o material e atualize o stock. Só então a fatura segue para pagamento. Uma fatura paga antes de conferida é uma reclamação difícil de fazer.

E se eu quiser automatizar isto?

Uma folha de cálculo chega para começar. Quando a clínica cresce, o trabalho manual acumula-se. O Management Hub TBO (hub.tbocentral.pt) tem um semáforo de stock mínimo e junta os artigos abaixo do mínimo ao pedido à Central de Compras da TBO. Pode ver mais sobre o Hub na página inicial. O método descrito acima funciona com ou sem ferramenta, e o custo do material entra depois no cálculo da margem de cada tratamento.

Pode começar hoje com o plano Starter do Management Hub TBO, grátis, que inclui os Stocks, o Inventário e os Pedidos à TBO. A gestão de compras e stocks também se trabalha na formação da TBO Academy.

Perguntas frequentes

Fontes

1. INE, Sistema de Contas Integradas das Empresas, CAE Rev. 3 86230, dados de 2024: empresas.

A percentagem de empresas com menos de 10 pessoas foi calculada pela TBO Central a partir dos dados do INE. Os números do exemplo do ponto de encomenda são ilustrativos e não representam consumos reais de nenhuma clínica.

Henrique Lorenzo Mota é consultor da TBO Central e docente de quadros médicos na área da Gestão, com mais de 12 anos de experiência no setor da saúde hospitalar, em Gestão, Compras e Logística. LinkedIn